手帳術

【タイムログをつけよう!】ジブン手帳の週間バーチカルを使えば、時間管理が上手になる!

こんにちは。三上みひろです!

今回はジブン手帳の【週間バーチカル】を使って、タイムログをつける方法をご紹介します。

タイムログをつけるメリットは

  • 時間の使い方を視える化できる
  • タスクに必要な時間を正確に把握できる

そうすることで

  • やらなくてもいいのに、なんとなくやっていることを発見できる
  • 時間を視える化することで、物事の優先順位をつけやすくなる
  • 時間の見積もりが正確になり、計画倒れしなくなる

という変化がありました!

三上みひろ

時間管理のコツは

  1. 把握する
  2. 捨てる
  3. 調整する
  4. 効率化する

このステップで進めていくことがポイント!

今回は【❶把握する】についてです。

ジブン手帳を使って、タイムログをつける

タイムログとは、24時間の使い方を記録すること。

タイムログを活用したい場合は、最低でも1週間は記録をとるといいと思います。

私は在宅ワークなので、手帳は机の上に開きっぱなしにして、ことあるごとに書き込みをしています。

夫も同じくジブン手帳を愛用していますが(私の熱意に圧倒されて!!)、在宅勤務の時は手帳は開きっぱなし。出社の日は、帰宅してから1日の振り返りでログを付けています。

手帳を開きっぱなしにできない方も多いと思いますので、夜に時間をつくるのもおすすめです。

タイムログをとるために必要なことは以下の3つ。

  1. 予定を書き込む
  2. 予定を実行したら、実際にかかった時間を書き込む
  3. 予定に書いていないこともやったら書き込む

1予定を書き込む

これは一般的なスケジュール帳と使い方は同じです。

【いつ・どこで・誰と・何をするのか】等々、予定を書きこみます。

ちなみに、私はスケジュールが決まっているものは、カラーペンで色分けしてわかりやすくしています。

2実際に必要だった時間を書き込む

例えば、私は木曜日10:00〜はバレエレッスンがあります。

レッスンは10:00〜11:30の1時間30分ですが、着替えやストレッチが必要なので、レッスン開始30分前にはスタジオに到着しています。

さらにバレエ用にヘアセットしたり、スタジオへの移動時間、レッスン道具の整理やメンテナンスといった時間も必要です。

諸々合わせると、1レッスン受けるために必要な時間は3時間40分でした。

事前に【3時間30分】の枠をとっていましたが、そこには10分のずれがあったということになります。

3予定にないこともやったら書き込む

普通なら手帳に書かないちょっとしたことも書きます。

自分が何時に何をしていたのか、そしてどんな状態だったのかを把握することが目的です。

私は「猛烈に眠い…」とか、「ストレッチを20分」、「アイデアが湧かなかったけど、リサーチしていたら書きたいことが出てきた」なんていうことも書き込んでいます。笑

タイムログをつけるときのコツ「理想の自分」をやらない。

タイムログを付け始めるときに陥りがちな失敗のひとつが

「せっかく記録とるんだし、理想のタイムスケジュールを実践してみよう!」

というもの。

この考え方では申し訳ないけれども、99%の確率で失敗します。

タイムログを付け始めた最初の1週間(できれば1ヶ月)は、いつも通りの自分のまま記録をとってみてください。

タイムログの目的は、「今の自分」が「何にどれくらい時間を必要としているのか」を正確に把握するためです。

自分を律するためでもなければ、ダメな自分を直すためでもありません。今の自分のそのまんまを記載してみてください。

習慣を変えるためには「我慢」や「気合」や「頑張る」は禁物です。そんなもの続きません。続かないことが普通なんです!

まずは「記録するだけ」をやってみてください。

補足|「無駄な時間」の判断って、実は難しいんです!

タイムログをとっていくと、「私って無駄な時間を過ごしているな…」と思うこともあると思います。

なんの目的もなく観るテレビ。なんとなく流しっぱなしにしているYouTube。

「このダラダラした時間をやめて、もっと勉強とか有意義な時間に使いたいのに!」

と思うこともあると思うんですが、ちょっとお待ちください!!

それって、本当に「無駄な時間」なんでしょうか?

何をするべきで、何をするべきでないかは、時間の流れがあってはじめて決まります。

出来事単体に意味などありません。時間の流れがあるからこそ、「これは意味のあることだった!」「これは意味のないことだった!」と判断ができるのです。

タイムログをつける時のコツは、時間の使い方にマルバツをつけないこと。

まずは自分の時間の使い方とその効果を知ることだけでOKです。

三上みひろ

時間は「その瞬間の過ごし方」だけで良し悪しは決められません。

私は1日8時間寝ているので「寝過ぎ。もったいない!」とよく言われます。笑

しかし、睡眠が8時間以下になると作業効率が落ちます。私の場合、8時間以下の方が「もったいない」のです。

これもタイムログを付けていたからわかったことです。

タイムタイムログをつけることの効果ログで期待できること

「タイムログをつけましょう!」といわれて、「わかりました!やります!楽しそうですね!!」と喜ぶ方は少ないと思います。笑

正直、面倒くさそうだし、途方もない作業に思えてうんざりする気持ちもよーーーーくわかります。

それでもあえていいます。

タイムログを1週間付けてみてください。

私は習慣になっていますが、「手帳を開きっぱなしにできない」とか、「そんなことに時間を使っていられない」という方もいらっしゃると思います。

なので、まずは1週間!

実際にタイムログを付けてみると、自分の生活が慌ただしい理由計画がうまく進まない理由が明確になってくると思います。

もしかしたら、時間の見積もりが甘かったのかもしれません。

1日24時間しか時間がないのに、1日48時間が必要な計画になっているとかね!

(それだとどんなに気合をいれても達成できるはずありません!)

もしかしたら、自分の能力を過大評価しすぎなのかもしれません。

1日3時間くらいしか集中できないのに、10時間ぶっ通しで集中できるような計画を立てちゃっているとかね!

(一瞬は頑張れても、継続は無理。自分の実力に合わせて、負荷を少しずつ大きくしていく方が効率的です!)

もしかしたら、やらなくていいことをやっているのかもしれません。

タイムログを取れば、無自覚の習慣も意識することができます。そうすると「そもそもこの作業自体がいらないんじゃないか?」「これは別に必要がないのではないか?」なんていう発見もあります!

時間管理上手になるには、まず現状を正確に知ることです。

「そんなことしなくても、だらだら過ごしているのはわかっているからそこをすっ飛ばしたい!」という気持ちもわかります。

でも、タイムログをつけることで、だらだらしてしまう理由を発見できるかもしれません。

そして理由がわかれば、対応もできるようになります!

自分がどのように時間を使っているかを知れば、どうすればよりスマートにできるかがわかります。

自分の現状を知ることが時間管理の第一歩です。

応援しています!

三上みひろでした。

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これから書きます