こんにちは、三上みひろです！
【この記事の内容】
質問：毎日がバタバタしています。
前日になって準備不足に気がついたり、当日になって必要なものが揃っていないなんていうことがよくあります。
自分のだらしなさが原因とわかっているのですが直りません。
これから副業に取り組みたいのですが、時間の使い方が下手すぎて難しいとも思っています。
なにかアドバイスをいただきたいです。
回答：バタバタしてしまうのは、スケジュールを点で捉えているから。１週間の流れを把握できるようになれば改善されるでしょう。
おすすめは週末（金曜日〜日曜日）に手帳タイムを設けることです。
- スケジュールをいれる（時間をブロックキングする）
- 準備物、準備時間を記入する（時間をブロッキングする）
- 空き時間の確認
- 今週の目標を設定
- タスクを細分化して書き出す
この手順で取り組むことで、準備不足で慌てることもなくなり、さらに自分の未来のために時間を使えるようになります。
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私は新色のベージュを購入しましたよー。
確定された予定を記入し、時間をブロックする
まず、すでに決めっている予定の時間をブロックしておきます。
参考写真を撮った週は、お正月明けだったため、仕事の予定ははいっていません。
習い事と授業の予定ははいっていますでの、それぞれ時間をブロックしています。
この時点で記入するのは【時間が確定している予定】だけです。
- 仕事の予定
- 締め切り
- 他人との約束
- 習い事の予定
- 授業の予定
- 飛行機等の予定…etc
ここではまだ「やりたいこと」や「個人的に取り組みたいこと」は記入しません。
絶対に守らないといけないことだけを記入します。
準備物の確認と準備時間のブロッキングをする
決まっている予定の時間をブロックしたら、次に関連するタスクを書き出します。
毎日がバタバタしてしまったり、準備不足で慌ただしくなってしまう人はここがポイントです！
- 事前に準備しておくことを付箋に書き出す
- 準備に必要な時間をスケジュールに書き込み、時間をブロックする
準備不足や直前にバタバタしがちな人に共通しているのは、時間の見積もりが甘いこと。
そして、時間の見積もりが甘いのに改善されないのは、手帳に書き出していないからです。
頭の中だけで考えて、頭の中だけで反省して
「次からは絶対に余裕を持ってやるぞ！」
という決意だけを繰り返しているんですよね。
それで改善されているのであればOKですが、同じことを繰り返しているなら「自分のやりかたを疑うべし！」です。
実際に取り組むとしたら
例１｜付箋にタスクを書き出す
火曜日8:00燃えるゴミの日
付箋▷【月21:00 燃えるゴミを集めて玄関に出しておく】
例２｜事前準備もスケジュールに書き出す
15:00 メイク開始→着替え
16:15 家を出る
16:30 電車に乗る
17:00 新宿駅到着（○○で時間まで読書）
18:00 新宿駅待ち合わせ
「え？そんな細かいことまで書き出すの？？？」
「ちょっと考えたらわかることなのに、わざわざ書き出すの？」
というレベルまで書き出すのがおすすめです。
特に最初のうちは、自分の判断基準を完全に捨て去ってください。
今の自分は「時間管理が下手な自分の感覚」なわけですから、そんな自分の「これは書かなくても大丈夫」を信用してはいけません。
その感覚を疑って、新しい基準を構築するから時間管理が上手くなっていきます。
「今、何かやらなきゃと思っていたんだけど…あれ？なんだっけ？」
こういった時間を１秒でも減らすつもりで書き出していきます。
事前準備のタスク書き出しは
▷【手帳の書き方】付箋の活用と時間の色分けで見やすい手帳にする
事前準備の時間ブロッキングについては
▷【手帳Q＆A】手帳がスカスカ…予定の書き込みだけで上手く使いこなせていない
で詳細をチェックしてみてください。
今週の目標を設定する
一度手帳をじっくりと眺めて一週間の時間の流れを感じてみましょう。
手帳に書き込んでみることで
- 今週のスケジュールの流れ（詰まり具合）
- 本当の空き時間(妄想ではなく！)
を把握することができます。
空き時間を確認したら次に
今週の目標（課題）
を決めていきます。
今週の空き時間を「何を目的にした時間にするか」を決めます。
手帳左上のフリースペース（黄色のラインマーカーがひかれているところ）に書いてあるのがソレです。
人生の目標や１年間の目標から逆算して設定した目標をここには書き出しています。
計画倒れしがちな人は、スケジュールを立てる順番が間違えています。
目標を先に立てているから計画倒れしてしまうのです。
手帳活用術や時間管理術でよく言われるのが
- やらないことを先に決める
- 目標を先に決める
といったことが目にタコができるほど書かれています。
が、私の経験上、これが計画倒れと挫折の原因です。
例えば「１週間に20時間の空き時間がある人」と「１週間に5時間の空き時間がある人」、この両者では週の目標が違って当然です。
また同じ人物であっても「20時間の空き時間がある週」と「５時間の空き時間がある週」、このように週によって持ち時間が違うこともあるでしょう。
この段階をすっ飛ばして、目標や課題を設定しても計画倒れするに決まっているのです。
- 自分の持ち時間を把握する
- 自分の現在の能力を把握する
- 自分の行きたい未来を確認する
→今週の目標が決まる
これが計画倒れしない、そして挫折しない目標の立て方です。
さらにいえば「これだと進みが遅すぎるな」と思った場合、能力は急に上がることはまずありませんので時間を増やす必要があります。
そうなってはじめて「やらないことを決める」「時間の効率化を考える」が必要になってきますし、必要だからこそやめることができます。
目標もないのに「時間をつくるために○○をやめる」は難しいでしょう。
なぜならモチベーションになることがないからです。
タスクを書き出し目標達成に目処をつける
目標（課題）を決めたら、それを達成するために具体的に必要なこと（タスク）をリストアップします。
「最低限、これだけは必要だよね！」
という程度におさめておくことがポイントです。
この時点では、タスクは完璧でなくてOKです。
実際に取り組みながら手と頭を動かしていくにつれて、
最初は気がつかなかったことに気がついたり、新しいアイデアがわいたりすることもあります。
そのため、この時点では最低限必要な大枠だけ決めておきましょう。
ここでよくある失敗は
なんでもかんでもリストアップしてしまう
ことです。
計画を立てるとき
「あれもやったほうがいいかな！」
「できればこれもやった方がいいよね！」
どんどん欲張りになってしまうんですよね。
でもそれが、計画倒れの原因！！
- できればやりたいこと
- できればやったほうがいいこと
- やってもやらなくてもいいけどやったほうがいいこと
- やらないよりはやったほうがいいこと
▷これらは勇気をもって全て削除しましょう！
「やらなくてもいいタスク」はここでは勇気をもって省いて、
絶対に必要なことだけをリストアップしてください。
大切なのは今の自分の状況&実力でだせるベストを出すことです。
理想を求めて完璧な計画を立てても、実行できなければゼロです。
完璧じゃないにしろ、今の自分でできることを積み上げることが大切です。
まとめ
毎日がバタバタしてしまうのは、スケジュールを点で把握しているから。
例えば、【火曜日18時から飲み会】という予定があったとしたら、その約束のために
- 待ち合わせ場所のチェック
- メイクがいつもよりも時間がかかる
- メイクの時間を確保
- 洋服を決める時間を確保
- 持ち物の準備
- 待ち合わせ場所までの移動時間
- 予定を終えてからの帰宅までの時間
- 予定があることでいつもと変わるルーティーン
- 翌日への影響（朝、起きるのが辛いなど）
ちょっと考えただけでも、ひとつの予定にはこれだけのことが内包されています。
それを把握しきれていないと（これが時間の見積もりが甘いということです）、
なんだかバタバタするということになってしまうんですよね。
そこで手帳です！
手帳に細々としたタスクを書き出し、予定に関連する準備時間をブロックし時間の流れを把握する。
ついでに予定によって影響を受けるであろうことも予測して書き込む。
この時間の流れを把握する習慣を身につけることで「なんだかバタバタする」は改善されます。
そして、スケジュールを正しく把握することで本当の空き時間が視覚化されます。
「これくらい時間が空いているはず」で計画を立てるとほとんどのケースで計画倒れします。
これは自分が怠け者だからではなく、そもそもの空き時間が妄想だからです。
妄想の中で立てたスケジュールは達成できなくて当然です。
そのためにまずは「実際に空いて、自分のために使える時間はこれだけ」というのを正しく把握する必要があります。
正しく空き時間を把握することで、それに合わせた目標を設定できるからです。
副業にチャレンジしたいとのことでしたので、まずは「正しく自分の持ち時間を把握する」からはじめてみてください。
そしてそれでは時間が足りないなと思ったら、
- 何かの時間を削減したり
- 何かを捨てたりやめたり
- 時短のためにアイテムを使ってみたり
- 時短のためのサービスを使ってみたり
という段階に進みます。
まずは時間を把握するところからはじめてみましょう。
応援しています。
三上みひろでした！
