手帳術

【時間管理が苦手な人へ】時間が足りないと感じるときにやること

こんにちは。三上みひろです。

今回は「やらないことを決めて、時間の余白をつくる」方法をご紹介します。

<この記事がおすすめの人>

  • いつも時間に追われて忙しいと感じる人
  • やることが増えるとパニックになる人
  • 目の前の出来事に対応していたら、いつの間にか歳月がたっている人
  • 新しいことをはじめようと思っても、やる気が続かなくて継続できない人
  • もっと○○に時間を使いたい!という具体的な目的がある人


時間管理の基本的な考え方は

時間の中で出来ることだけをやる。

1日は24時間。増えません。

時間は限られているので、その中で何をやって、何をやらないのかを決めていきます。

そして、時間管理のコツ

  1. 把握する
  2. やることを決めて、やらないことを決める
  3. 調整する
  4. 効率化する

このステップで進めていくことです。

今回は【②やることを決めて、やらないことを決める。】です。

三上みひろ

タイムログつけてないよー!という方は、ぜひこちらの記事も読んでみてください。
関連記事|【タイムログをつけよう!】ジブン手帳の週間バーチカルを使えば、時間管理が上手になる!

「どうでもいいこと」をやめる

「やらなくても困らないのに、なんとなくやっていること。」

これをまずはやめます。

時間管理という言葉を聞くと、作業の効率化や時短テクニックなどをイメージする方が多いと思います。

「時間が足りないな。もっと早くできるようになれば解決できるはず!」と考えがちです。

確かに、作業の効率化や時短テクニックを活用することで、【自由な時間=他のことに使える時間】を増やすことができます。

とはいえ、いつかはこれ以上に効率化できないという地点に至ります。(というか、先に体力が尽きます…笑)

そして、やることが溢れ出すようになります。

時間管理や効率化、時短テクニックを使いまくったとしても、1日は24時間で変わらないからです。

なので、まずやることは「やることを減らす」こと。

「どうでもいいこと」を「やらないとを決める」ことです。

例えば

・なんとなくネットサーフィンをしている時間
・面白くないと思いながら観ているTV
・モヤモヤする人間関係とそれに使う時間

などなど。

タイムログをつけて、自分の時間の使い方を確認してみてください。

そして、自分にとって不要な時間な使い方や、後悔する時間の使い方を発見したら、ひとつひとつやめていきます。

この時のポイントは「自分の人生にとってプラスになるかどうか」です。

例えば「テレビを観ている」だとしても、それが趣味であったり、楽しみであれば大切な時間です。

ここでいう「不要な時間」というのは、楽しくもないのに惰性でダラダラと観ている時間のことです。

ちなみにですが、なんとなくネットサーフィンをしたり、テレビを観てダラダラしちゃうのは、疲れているからかもしれません。

こちらの記事にお風呂に入らないといけないのに、ついついダラダラしてしまうことについて書いてます。

関連記事|【後編】「休日寝て終わる」を終わりにする方法。電気つけたまま寝るのも防げるよ!

最初は「やりたくないけど、なんとなくやっていること」なんて思い付かないかもしれません。

タイムログをつけてみると、なんの疑問も抱くことなく続けているルーティンの中にこそ、不要なものが含まれていることを発見できます。

「できればやりたいこと」をやめる勇気をもつ

多くの人は「やること」を減らす必要があります。

そのために最初に取り組むのは、「自分にとってどうでもいいこと」をやめることです。

これは部屋の片付けでいえば、ゴミを捨てるようなもの。ゴミはゴミと認識しやすいため、意外と簡単です。

ただ部屋の整理も同じですが、ゴミを捨てただけでは部屋の整理は終わりません。

ここからはちょっと勇気が必要です。

何かを選ぶということは、何かは選ばないということ。

「できればやりたいこと」を手放す勇気が必要になります。

「できればやりたいこと」を手放して、「やりたいこと(もしくは、今の自分に必要があること)」を厳選していきます。

部屋の整理整頓で言うと、「この洋服、結構気にいっていたし、高かったし。最近は着ていないけど、まだまだ着れるデザインなんだよなぁ…」という感じに近いと思います。

ここはちょっと心の痛みが伴うかもしれません。

では「できればやりたいこと」をどうやって手放していくのか?

次のステップで進めていきます。

ステップ1|今週の目標をひとつ立てる

今週の目標をひとつ立てます。

これは自分の長期的な目標や、将来のビジョンから逆算したものが望ましいです。

ですが、正直な話、私自身は逆算して行動計画を立てるというのが苦手です

10年単位の長期目標は、具体的に思い描くことができません。

そんな私がどのように目標を立てているのかシェアします。

補足|長期目標を立てるのが苦手な人へ

長期目標を立てるのは苦手…とはいえ、3ヶ月単位の行動計画と1年単位でこんな風になりたいなという目標は立てています。

ひとつの作業に慣れるには3ヶ月はかかるし、ある程度の成果を出すには1〜3年はかかるという経験からの学びがありますので、その単位で集中して取り組みたいことをざっくり決めています。

  1. 「20△△年(80才になっている年)△月△日の三上みひろの日記」を書く
  2. 朝起きてから、夜寝るまでの1日をイメージする。その時の行動や感情を具体的にイメージして、日記のように書き記す
  3. そのイメージに近づくため、今年、自分は何をしたらいいのかイメージする
  4. その1年後を現実にするためには、3ヶ月後、どうなっていたらいいのかイメージする。さらに具体的な行動計画を立てる。
  5. 今週、何をするか決める

かなりざっくりとした目標の立て方です。

3ヶ月先の行動計画までしか立てていません。

もしかしたら想像よりも早く進むかもしれないし、想像よりも難しくて時間がかかるかもしれないので、調整しやすいように3ヶ月単位にしています。

さらに、行動しているうちに視野が広がって、他のアイデアが湧くこともあります。

目の前にある「できるようになりたいこと」に取り組んでいくと、できることが増えます。

そうすると、その過程での学びや出会いによって「新しい選択肢」が見えてくることもありますよね。

それを活用しながら、次の道を開いていくイメージです。

三上みひろ

理想追求タイプ興味のおもむくままタイプがいます。自分のタイプに合わせて、今週の目標を立てるといいと思います。

私は「興味のおもむくまま8割、理想追求2割」といった感じですね。

ステップ2|今日の「やること」を決めて、スケジュールに組み込む

今週の目標から今日1日分の「やること」を選びます。

そして、それが確実に達成できるようにスケジュールを組みます。

それが今日、最優先で「やること」になります。

その日は「今日やると決めたこと」だけに取り組みます。

もしやることが終わらないのだとしたら、それは予定を詰め込みすぎなので、分量を減らしてください。

「今日のやること」が終わったら、その日はあとは自由です。

「早めに終わったから、明日の作業もやっちゃおう!」というのはおすすめしません。

三上みひろ

それではいつか疲弊します。
自分を鼓舞して、たくさんのタスクを達成しようとする癖をやめることが大切です。

日によっては、たくさんのタスクをスイスイこなせる日もあるかもしれません。でもそれが判断を誤らせます。

早く終わった日はさっさと休む。回復の時間も大切です。

補足|いつもとは違うスケジュールの日はどうしたらいいの?

日によっては、いつもとは違う予定があることもありますよね。

その場合、「今日のやること」に使える時間も変わると思います。

例えば、「いつもは8時間仕事に使えるけど、今日は4時間だ」という場合。

その場合は「4時間で出来ること」だけを「今日のやること」にします。

私が昔、よくやっていたミスですが、実際に使える時間は4時間なのに、いつもと同じ8時間分のタスクをこなそうと画策するのはやめましょう。笑

隙間時間を使ってなんとかこなす!とか、早く起きてなんとかこなす!とか、そういうことです。

今日使える時間を把握して、今日出来ることだけを「やること」にします。

これは「そんな風にサボったりしたら、目標達成が遠のくのでは?」と思いがちですが、長期的にみると

  • 先延ばし癖がなくなる(今日やると決めたことは今日完了できるようになる)
  • 自分の力量を正確に把握することで、正しい負荷をかけられるようになり、生産性が底上げされる

こんな感じでメリットの方が大きいです。

ステップ3|「できればやりたい」と思っていることをやらないと決める

毎日、優先することを決めます。

そして、それを真っ先にスケジュールに組み込みます。

そうすると「残りの時間」が見えてきます。

「できればやりたいこと」やらないと決めるためには、自分にどれだけ時間があるかを把握しないと決めようがありません

ちなみにですが「できればやりたい」と思っているのですから、やりたくないことをやめるよりも、決断のハードルは高いです。

自分の持っている時間を正確に把握しない限り「やりたいと思いるけど、今はやらない。」と決めることはできません。

三上みひろ

私の場合ですが、2021年は仕事を中心にスケジュールを組んでいます。

趣味のバレエは、できれば週4日レッスンを受けたいと思っていましたが(2020年は週4ペースで受けていた)、今年は最低週1回、スケジュールの調整ができたら週2回と決めています。

この3ステップで進めていくと、時間の枠内におさまらないことが出てくると思います。

それが【できればやりたいと思っているけど、今はやらないと決める必要があること】です。

時間管理の基本は、「時間内でできることだけをやる」です。

時間は限られているのに、時間以上のことをしようとするからうまくいきません。

それが例え、買い物や食事準備、洗濯、掃除、着替え、お風呂など、毎日何気なくやっていることだとしてもです。

「やらなければならない」と思っているのに、「終わりがみえない」「追いつかない」としたら、ストレスが積み上がっていくのは当然です。

そうならないためにも、「時間内にできることだけやる」という考え方を徹底していく必要があります。

三上みひろ

時間内に出来ることだけをやる。
そのスケジュールを組むためには「自分が何にどれくらい時間が必要なのか」を知る必要があります。

ぜひタイムログとってみてください!

補足|やりたくないけど、やらないといけないことの取り扱い

毎日やらなくてはいけないけど、「そんなにやりたいとは思ってないけど、やらないと面倒になるからやる」ことってあると思うんですよね。

書類手続きとか、家事のあれこれとか、お子さんがいらっしゃる方だと子供関連のことなんかもあるかもしれません。

そういうものは、空いている時間内でしかやらないと割り切って、その範囲内でできることだけをやると決めてしまうといいと思います。

「いやいやいや!そんなことしたら、時間が足りなくて終わらないよ!」

ということもあるかもしれません。

そういう場合は、作業の効率化や時短家電の活用、外注化などを考えていきます。

この状況になって初めて【時間管理の4ステップ④効率化】の考え方が必要になってきます。問題が具体的になっているので、解決策も思いつくはずです。

多くの人は「やること」を減らすことができない

時間の中で出来ることだけをやる。

この習慣を身につけていくことが大切です。

「やらなくていいことをやめる」「やりたくないことをやめる」というのは簡単です。

「いやいやいや〜。仕事がつまらないと思っていますが、これは急にやめられませんよね!?」

と思っている方もいらっしゃるかと思います。

確かにいきなりゼロにはできないかもしれません。

でも「私はやめたいと思っている」と自覚することができたら、やめる方向に一歩を踏み出すことはできます。

そして、一歩を踏み出すことができれば、達成まで遅いか早いかの違いはあれど達成することはできます。

仕事でいえば、自分が得意なことをアピールして好きな仕事を増やしたり、今の職場で叶いそうもなければ転職したり。

そうすることで、やりたくない仕事を徐々に減らしていくことはできると思います。

なので、「やりたくないことをやめる」というのは意外と簡単です。

時間管理を難しくしているのは、「できればやりたいこと」「できればやったほうがいいと思っていること」の存在です。

私たちには「できればやりたいこと」がたくさんありますよね。

さらに「できればやりたい」のだから、それをなんとかやろうと四苦八苦します。

そして、それはだいたいが失敗に終わります。時間が足りないのです。

「できればやりたいこと」を「やらない」と決断することは勇気がいることです。

人間の心理的にも、欲張りな部分が出てきます。

「あれもやっておいた方がいいよね」

「これもやっておいた方がいいよね」

「あとで後悔したら嫌だから、これもやっておこう」

「これも興味あるな」

「これできちゃったらかっこいいかな」

「面白そう。やってみたい。」

気持ちはすごくわかります!

しかし、それが「時間管理がうまくいかない」原因です。

本当に大事なものだけ残していく。

言葉にすると簡単ですが、そうすることには勇気が必要です。

ですが、その勇気を持つと、本当に面白いように時間に余裕が生まれます。

(そのために今週の目標と今日の最優先事項を決めます。)

タイムログをつけていただくとわかるように、私たちの1日は一瞬で終わります。

その時間を有効活用するためには、今の自分にとって重要でないことや、不要なことは切り捨てる必要があります。

できるだけ早く「やらなくていいこと」を見極めて、「できればやりたいこと」を手放す勇気をもって、「やりたいことだけやる」「今、自分がやるべきことだけやる」に集中してみてください。

応援しています。

三上みひろでした!

ABOUT ME
三上みひろ
三上みひろ
これから書きます